Chargé.e Admin, Gestion & Compta @OuiShare France

OuiShare une communauté internationale, un think-tank, un incubateur de personnes et de projets explorant la société collaborative, les pratiques émergentes et les nouvelles formes de travail. Née en France en 2012 et toujours en plein développement, elle est aujourd'hui présente dans plus 30 pays (Europe, Amérique, Moyen-Orient, Afrique du Nord). En tant qu'organisation expérimentant les nouvelles formes de travail, elle se base sur des relations non hiérarchisées entre ses membres et encourage la prise d'initiative, l'autonomie et le travail en équipe.

Si la majorité de l'équipe est francophone, tu auras à échanger avec des personnes ne parlant pas le français. La maîtrise de l'anglais à l'écrit comme à l'oral est donc indispensable pour ce poste afin être en mesure de participer à la majorité des temps forts de la communauté (évènements, summit…).

Sur les 3 structures de notre communauté (une société, une association et un fonds de dotation) et en liaison étroite et quotidienne avec l’équipe “Admin”, tu es la pièce centrale de l'équipe Administration/Finance déjà en place et tu contribues à gérer et fluidifier les fonctions administratives de l'organisation.

Génération, contrôle et suivi de la facturation clients

- Contrôler la génération des factures / Emettre les factures & devis à destination des clients et suivi de facturation (suivi de devis, PO, factures)

- Etablir, mettre à jour et communiquer les nouvelles procédures en interne

- Assurer le suivi récurrent du recouvrement en liaison avec les chefs de projet

- Suivi des montant négociés, contrats, on-boarding client et phases de facturation

Gestion fournisseurs

- Préparer les paiements (back-office bancaire)

- Gestion du référencement des fournisseurs

- Traiter (validation, paiement, transmission comptabilité) les différentes factures des fournisseurs et le suivi entre les différents budgets/projets

Comptabilité générale

- Interlocuteur de l’expert-comptable en interne (au quotidien, situations semestrielles / annuelles) et participation active aux travaux de clôture (CAC notamment)

- Préparation des éléments pour la saisie comptable (la comptabilité est externalisée)

- Rapprochement comptable gestion, traitement éventuel des écarts entre la comptabilité et la gestion

-Suivi des budgets & reporting financier

- Suivi budgétaire des projets et pilotage de marge en liaison avec les chefs de projet au lancement et à la livraison des projets

- Contrôle et suivi de la trésorerie

- Reporting ponctuel des états budgétaires

- Assurer un support aux équipes projets sur les aspects admin/finance

Suivi transverse des dossiers et des projets internes

- Assurer les tâches administratives de la communauté

- Recueillir des informations auprès des différents services de l’entreprise

- Accompagnement des demandes de subventions

Autres

- Ressource clés : référent financier pendant les événements

Mise en place d’un outil de gestion (éventuel contrôle entre outil et comptabilité)

- Maîtrise des coûts

- Administratif type “office manager”

Qualités et posture requise

- Savoir proposer des nouvelles façons de faire

- Esprit de synthèse et d’analyse

- Autonomie

- Goût pour les chiffres et la rigueur

- Fiabilité et discrétion

- Rigueur et sens de l’organisation

- Maitrise de l’informatique et des outils web (TRELLO, SLACK,...) ou envie d’apprendre

- Savoir encadrer/gérer un processus de bout en bout

- Grande capacité d’adaptation

Rémunération :

26K€ bruts annuels

Démarrage : 1er mars 2018

Envoies ta candidature à : jennifer/at/ouishare.net

Listing created Feb 1, 2018