Office Manager

Nous proposons un poste d'Office Manager au 3/5 à partir d'avril 2017, chez OuiShare.

OuiShare une communauté internationale, un think-tank, un incubateur de personnes et de projets explorant l'économie collaborative, les pratiques émergentes et les nouvelles formes de travail. Née en France en 2012 et toujours en plein développement, elle est aujourd'hui présente dans plus 30 pays ( Europe, Amérique, Moyen-Orient, Afrique du Nord). En tant qu'organisation expérimentant les nouvelles formes de travail, elle se base sur des relations non hiérarchisées entre ses membres et encourage la prise d'initiative, l'autonomie et le travail en équipe.

Si la majorité de l'équipe est francophone, vous aurez à échanger avec des personnes ne parlant pas le français. La maîtrise de l'anglais à l'écrit comme à l'oral est donc indispensable pour ce poste et être en mesure de participer à la majorité des temps forts de la communauté (OuiShare Fest, summit...).

L'office manager sera la pièce centrale de l'équipe Administration/Finance déjà en place et l'aidera à gérer et fluidifier les fonctions administratives de l'organisation.

Description du poste :

Suivi fiscal et Social/RH

- Transmission des DUE, ruptures conventionnelles, démissions...

- Transmission au gestionnaires des paies des éléments et informations nécessaires à l'établissement de la paie (CP, arrêt maladie, primes, transports...)

- Administration diverse (Mutuelle, médecine du travail..)

Comptabilité fournisseurs

- Classer et préparer les factures par mois pour la saisie par la comptable

- Préparer les éléments pour le bilan comptable

Comptabilité Clients

- Emission des factures en lien avec les leads projets et partenariats

- Etablir le process de relance client avec les leads

- Suivi des paiements et des créances clients

- Suivi des recouvrements en lien avec les leads projets

Paiements et gestion

- Préparation des paiements en lien avec l'équipe administration et finance

- Suivi des notes de frais en lien avec les responsables projets

- Préparation des versements pour les notes de frais

- Suivi et mise à jour du plan de trésorerie

Subventions

- Aider les responsables de projets à remplir les demandes

- Fournir les éléments nécessaires (statuts, budget, Kbis etc)

- Remplir et faire le suivi des demandes de versements

Gestion quotidienne du bureau

- Gestion des fournitures et des stocks

- Gestion et dispatch courrier

Administration diverse

- Assurances annuelles et ponctuelles (RC - événements..)

- Rédaction des conventions de partenariats en lien avec les responsables partenariats

Profil recherché & prérequis pour le poste :

Vous avez une expérience significative dans la gestion d'une organisation et vous avez surtout envie de tenter l'expérience de travail dans un environnement stimulant, horizontal et agile.

Vous maîtrisez les outils de travail en ligne (google drive, dropbox, trello, slack...)

Vous parlez français et anglais couramment

Début : dès avril 2017

Contrat : CDI

Rémunération : 14 à 16 K pour un 3/5

Horaires : En temps normal 3 jours par semaine, les jours de présence pourront être définis entre l'office manager et l'équipe d'administration. A noter que pendant les périodes de pics d'activités, vous serez amené à être présent en 5/5 qui seront récupérés à posteriori.

Lieu de travail : Le Square - Metro Filles du Calvaires, Possibilités de travailler en télétravail en fonction des périodes de l'année

Si vous avez envie de tenter l'aventure OuiShare, contactez Julie (julie@ouishare.net) en expliquant pourquoi ce poste vous motive, quel est votre parcours , sans oublier votre CV.

Listing created Feb 25, 2017